¶ Quick Purchase
Menu Quick Purchase digunakan untuk membuat pembelian tanpa melalui pemesanan (Purchase Order) atau yang biasanya disebut pembelian secara kontan.
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara pembuatan Quick Purchase.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar dari Quick Purchase yang telah dibuat pada bulan berjalan.
¶ Cara membuat Quick Purchase baru
- Klik tombol Add Quick Purchase pada halaman utama Quick Purchase. Kemudian sistem akan menampilkan halaman input.
- Lengkapi header dari halaman input yang ada. Pada Quick Purchase, payment type hanya tersedia cash saja dikarenakan hanya untuk pembelian kontan.
Data dengan tanda * wajib diisi.
- Lengkapi detail barang yang dibeli.
Keterangan:
a. Button + Add Row digunakan untuk menambahkan item barang yang akan diinput.
b. Jika terdapat kesalahan dalam menginputkan item barang, dapat menghapusnya dengan button delete pada kolom Action.
- Jika data sudah lengkap, klik tombol Save
¶ Cara edit Quick Purchase
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu.
- Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol Save.
¶ Cara membatalkan transaksi Quick Purchase
- Pada halaman utama, klik Action Void pada kolom Action di data yang ingin dibatalkan.
- Isi alasan pembatalan transaksi (Wajib).
- Klik tombol Void
- Nantinya data yang telah divoid akan masuk kedalam list data void.
¶ Cara mengembalikan data yang telah diVoid
- Klik pada checkbox void.
- Kemudian pada data yang akan dikembalikan, klik Action Active pada kolom Actions.
- Isi Unvoid Notes.
- Data yang telah dikembalikan akan kembali masuk dalam daftar Quick Purchase.
¶ Cara mencetak slip Quick Purchase
- Pada halaman utama, klik Action Print pada data yang ingin dicetak.
- Kemudian sistem akan menampilkan slip Quick Purchase yang dapat dicetak maupun download.
¶ Purchase Request
Menu ini digunakan untuk pembelian barang yang mana melalui proses pemesanan barang sebelum terjadinya transaksi pembelian.
Pembuatan Purchase Request adalah optional, Purchase Order dapat dibuat tanpa menggunakan Purchase Request.
Menu Purchase Request digunakan sebagai pengajuan internal permintaan barang (Gudang ke Admin).
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara pembuatan Purchase Request.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar dari Purchase Request yang telah dibuat pada bulan berjalan.
¶ Cara membuat Purchase Request baru
- Klik tombol + Add Purchase Request pada halaman utama Purchase Request. Kemudian sistem akan menampilkan halaman sebagai berikut.
- Lengkapi data pada header dan detail barang pada Purchase Request.
Data dengan tanda * wajib diisi.
Keterangan:
a. Button + Add Row digunakan untuk menambahkan item barang yang akan diinput.
b. Jika terdapat kesalahan dalam menginputkan item barang, dapat menghapusnya dengan button delete pada kolom Action.
- Klik tombol Save.
Saat data berhasil disimpan, maka akan kembali ke halaman utama untuk kemudian dilakukan approval. - Klik Action Approve pada kolom action.
.jpg)
Sebelum melakukan Approval, pastikan data sudah benar.
¶ Cara melakukan Multi Approval pada Purchase Request
- Klik Approval pada halaman utama.
- Kemudian sistem akan menampilkan daftar data yang belum diApprove.
- Klik checkbox pada kolom Approval dari beberapa data yang ingin diApprove.
- Kemudian klik button Save.
¶ Cara edit Purchase Request
- Jika data sudah diApprove, klik Action unApprove pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu. Jika data belum diapprove, abaikan langkah ini.
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu.
- Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol Save.
- Approve data.
¶ Cara membatalkan transaksi Purchase Request
- Pada halaman utama, klik Action Void pada kolom Action di data yang ingin dibatalkan.
- Isi alasan pembatalan transaksi (Wajib).
- Klik tombol Void
- Nantinya data yang telah divoid akan masuk kedalam list data void.
¶ Cara mengembalikan data yang telah diVoid
- Klik pada checkbox void.
- Kemudian pada data yang akan dikembalikan, klik Action Active pada kolom Actions.
- Isi Unvoid Notes.
- Data yang telah dikembalikan akan kembali masuk dalam daftar Purchase Request.
- Approve kembali data tersebut.
¶ Cara mencetak slip Purchase Request
- Pada halaman utama, klik Action Print pada data yang ingin dicetak.
- Kemudian sistem akan menampilkan slip Purchase Request yang dapat dicetak maupun download.
¶ Cara close Purchase Request yang masih outstanding
Setiap pembuatan Purchase Order menggunakan Purchase Request, sistem akan memeriksa apakah Purchase Order yang dibuat telah memenuhi seluruh item yang ada pada Purchase Request.
Jika barang belum sesuai, maka Purchase Request dianggap belum selesai dan akan outstanding hingga semua barang dalam Purchase Request telah dibuatkan Purchase Order.
Jika kondisi Purchase Order memang tidak akan memenuhi kebutuhan Purchase Request, maka dapat dilakukan closing data dengan cara sebagai berikut,
- Di halaman utama, klik Action Close pada data yang akan diclose.
- Sistem akan memberikan informasi bahwa data telah berhasil diclose.
¶ Cara open Purchase Request yang telah diclose
- Pada halaman utama, klik Action Open pada data yang telah diclose dan akan diopen.
- Sistem akan memberikan informasi bahwa data telah berhasil diopen.
¶ Purchase Order
Menu Purchase Order digunakan sebagai pemesanan barang kepada penjual.
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara pembuatan Purchase Order.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar dari Purchase Order yang telah dibuat pada bulan berjalan.
¶ Cara membuat Purchase Order baru
-
Klik tombol + Add Purchase Order pada halaman utama Purchase Order. Kemudian sistem akan menampilkan halaman untuk membuat Purchase Order baru.
-
Lengkapi data pada bagian Header Purchase Order.
Data dengan tanda * wajib diisi.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengisi data header pada Purchase Order yaitu shipping type (Jenis Pengiriman), payment type (Jenis Pembayaran), dan jenis penggunaan PPN yaitu Include VAT / No VAT (Dengan atau tanpa PPN).
Keterangan:
- Shipping Type (Jenis Pengiriman)
a. Loco (barang diambil sendiri menggunakan ekspedisi sendiri maupun pihak ketiga)
b. Franco (barang terima di tempat)
Khusus jenis pengiriman loco, harus melakukan Shipment In setelah melakukan MRV sebagai informasi mengenai ekspedisi dan biayanya.
- Payment Type (Jenis Pembayaran)
Jika menggunakan jenis pembayaran credit, isi TOP (Term Of Payment) / jatuh tempo pembayaran pada header form.
Untuk jenis pembayaran Down Payment(DP), harus melakukan proses CBD sebelum membuat MRV (Material Receipt Voucher) dan nilai pada CBD mengikat kepada PO termasuk jenis penggunaan PPN.
- VAT (Pajak Pertambahan Nilai)
a. Include VAT, nilai pada invoice sudah termasuk PPN.
b. No VAT, faktur tersebut tidak menggunakan PPN (tanpa faktur pajak).
c. Jika keduanya tidak dicentang, maka nilai yang dimasukkan akan dianggap exclude PPN dan akan ditambahkan PPN pada nilai akhir.
- Lengkapi data pada bagian Detail Purchase Order.
Jika PO dibuat berdasarkan Purchase Request, maka klik Purchase Request ID kemudian pilih Purchase Request. Detail barang akan secara otomatis masuk ke detail. (Jika tidak, abaikan tahap ini)
Keterangan:
a. Button + Add Row digunakan untuk menambahkan item barang yang akan diinput.
b. Jika terdapat kesalahan dalam menginputkan item barang, dapat menghapusnya dengan button delete pada kolom Action.
c. Basic Price merupakan harga dasar yang digunakan, untuk perhitungan harga menggunakan harga dasar adalah sebagai berikut,
Price = Berat/Lebar * Panjang * Basic Price
- Jika semua telah diisi dengan lengkap, klik tombol Save.
Saat data berhasil disimpan, maka akan kembali ke halaman utama untuk kemudian dilakukan approval. - Klik Action Approve pada kolom action.
kemudian sistem akan menampilkan pesan bahwa PO telah berhasil disimpan.
Sebelum melakukan Approval, pastikan data sudah benar.
¶ Cara melakukan Multi Approval pada Purchase Order
- Klik Approval pada halaman utama.
- Kemudian sistem akan menampilkan daftar data yang belum diApprove.
- Klik checkbox pada kolom Approval dari beberapa data yang ingin diApprove.
- Kemudian klik button Save.
¶ Cara edit Purchase Order
- Jika data sudah diApprove, klik Action unApprove pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu. Jika data belum diapprove, abaikan langkah ini.
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu.
- Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol Save.
- Approve data.
¶ Cara membatalkan transaksi Purchase Order
- Pada halaman utama, klik Action Void pada kolom Action di data yang ingin dibatalkan.
- Isi alasan pembatalan transaksi (Wajib).
- Klik tombol Void
- Nantinya data yang telah divoid akan masuk kedalam list data void.
¶ Cara mengembalikan data yang telah diVoid
- Klik pada checkbox void.
- Kemudian pada data yang akan dikembalikan, klik Action Active pada kolom Actions.
- Isi Unvoid Notes.
- Data yang telah dikembalikan akan kembali masuk dalam daftar Purchase Order.
- Approve kembali data tersebut.
¶ Cara mencetak slip Purchase Order
- Pada halaman utama, klik Action Print pada data yang ingin dicetak.
- Kemudian sistem akan menampilkan slip Purchase Order yang dapat dicetak maupun download.
¶ Cara close Purchase Order yang masih outstanding
Setiap pembuatan MRV (Penerimaan Barang), sistem akan memeriksa apakah barang yang diterima telah memenuhi seluruh item yang ada pada Purchase Order.
Jika barang belum sesuai, maka Purchase Order dianggap belum selesai dan akan outstanding sampai barang klop.
Jika kondisi MRV memang tidak akan memenuhi kebutuhan Purchase Order, maka dapat dilakukan closing data dengan cara sebagai berikut,
- Di halaman utama, klik Action Close pada data yang akan diclose.
- Sistem akan memberikan informasi bahwa data telah berhasil diclose.
¶ Cara open Purchase Order yang telah diclose
- Pada halaman utama, klik Action Open pada data yang telah diclose dan akan diopen.
- Sistem akan memberikan informasi bahwa data telah berhasil diopen.
¶ MRV (Material Receipt Voucher) / Penerimaan Barang
Menu MRV digunakan untuk menginput penerimaan barang berdasarkan PO yang telah dibuat.
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara menginput MRV.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar dari MRV yang telah dibuat pada bulan berjalan.
¶ Cara membuat MRV baru
- Klik tombol + New MRV pada halaman utama MRV. Kemudian sistem akan menampilkan halaman sebagai berikut. Pilih PO yang akan dibuatkan MRV dengan klik pada Actions.
Kemudian sistem akan mengarahkan ke halaman,
Data dengan tanda * wajib diisi.
- Isi data pada header dan detail MRV.
Keterangan:
Pada bagian detail, terdapat beberapa qty dengan penjelasan sebagai berikut,
a. Qty Order, merupakan kuantitas barang yang ada dalam Purchase Order.
b. Qty MRV, merupakan kuantitas barang yang telah dibuatkan MRV sebelumnya namun belum klop.
c. Qty, merupakan kuantitas barang yang diterima saat pembuatan MRV baru.
- Jika semua telah diisi dengan lengkap, klik tombol Simpan.
¶ Cara edit MRV
- Jika data sudah diApprove, klik Action unApprove pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu. Jika data belum diapprove, abaikan langkah ini.
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu.
- Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol Save.
- Approve data.
¶ Cara membatalkan transaksi MRV
- Jika data sudah diApprove, klik Action unApprove pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu. Jika data belum diapprove, abaikan langkah ini.
- Pada halaman utama, klik Action Void pada kolom Action di data yang ingin dibatalkan.
- Isi alasan pembatalan transaksi (Wajib).
- Klik tombol Void
- Nantinya data yang telah divoid akan masuk kedalam list data void.
¶ Cara mengembalikan data yang telah diVoid
- Klik pada checkbox void.
- Kemudian pada data yang akan dikembalikan, klik Action Active pada kolom Actions.
- Isi Unvoid Notes.
- Data yang telah dikembalikan akan kembali masuk dalam daftar MRV.
- Approve kembali data tersebut.
¶ Cara mencetak slip MRV
- Pada halaman utama, klik Action Print pada data yang ingin dicetak.
- Kemudian sistem akan menampilkan slip MRV yang dapat dicetak maupun download.
¶ MRV Finance
MRV Finance akan terbuat otomatis berdasarkan kepada MRV. Demi kepentingan penjurnalan, MRV Finance dapat diedit.
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara edit MRV Finance.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar dari MRV Finance yang telah terbuat pada bulan berjalan.
¶ Cara melihat detail dari MRV Finance
Klik Action Search pada data yang ingin dilihat.
¶ Cara edit MRV Finance
Data yang dapat diedit meliputi rate dan price.
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama.
- Edit data yang diperlukan.
Rate digunakan ketika terdapat perbedaan kurs mata uang asing.
Price digunakan ketika terdapat perbedaan pada harga barang yang diterima.
- klik tombol Simpan.
¶ Cara mencetak slip MRV Finance
- Pada halaman utama, klik Action Print pada data yang ingin dicetak.
- Kemudian sistem akan menampilkan slip MRV Finance yang dapat dicetak maupun download.
¶ Purchase Invoice
Purchase Invoice merupakan dokumen yang dibuat untuk memastikan bahwa orderan sesuai dan telah dipenuhi oleh penjual sebagai konfirmasi bahwa transaksi telah terjadi.
Purchase Invoice secara otomatis akan terbuat mengikuti nilai dari MRV.
Purchase Invoice dapat diubah jika terdapat perbedaan antara tanggal pengakuan kedatangan barang dengan pengakuan tanggal yang ada pada nota / accounting.
¶ Halaman Utama
Pada halaman ini berisikan daftar Purchase Invoice yang telah dibuat pada bulan berjalan saat ini.
¶ Cara edit Purchase Invoice
- Klik Action Edit pada kolom Action di halaman utama terlebih dahulu.
- Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol Save.
Pada Purchase Invoice, hanya tanggal yang dapat diubah sebagai kebutuhan untuk penyesuaian jurnal.